Sự kiện được tổ chức nhằm hướng đến khách hàng, nhân viên, đối tác, hoặc một dịp đặc biệt khác thường được biết đến với tên là gala dinner. Một chương trình diễn ra thành công sẽ tạo nên những kỉ niệm đáng nhớ và nổi bật trong mắt khách mời từ đó phát triển danh tiếng và uy tín của công ty.
Để có một chương trình gala dinner thành công thì cần có quy trình như thế nào? Với bài viết này, Redhexa sẽ gửi đến bạn quy trình tối ưu và hiệu quả để có một buổi gala dinner thành công và chuyên nghiệp nhé!
Tham khảo thêm:
Quy trình và lưu ý tổ chức lễ khánh thành thành công năm 2024
Vì sao doanh nghiệp nên thuê advertising agency?
Tổ chức hội nghị khách hàng là gì? Bí quyết tổ chức thành công
Quy trình tổ chức gala dinner đặc sắc và ấn tượng
Bước 1: Xác định mục đích buổi tiệc và khách mời tham dự
Xác định mục đích buổi tiệc là công việc rất quan trọng trước khi bắt đầu tổ chức. Tùy theo mục đích được xác định từ trước mà bên tổ chức sẽ định hướng trước các yếu tố cho một buổi Gala Dinner như thời gian, địa điểm, menu, kịch bản chương trình…
Xác định đối tượng tham dự
Lựa chọn được đối tượng tham gia chương trình gala dinner của mình sẽ giúp bạn có thể dễ dàng lựa chọn concept, cách bố trí, trang trí và các hoạt động tương ứng với chủ đề lựa chọn menu, thời gian và địa điểm tổ chức, khung chương trình…
Bước 2: Dự trù ngân sách
Việc lên trước các chi phí cho các chương trình nên là việc ưu tiên trong quy trình xây dựng và tổ chức cho bất kỳ sự kiện nào. Gala dinner cũng như thế, cần xác định xem con số chi trả cho chương trình là bao nhiêu và từ đó bắt đầu chuẩn bị kế hoạch mọi thứ như việc thuê nơi tổ chức, thực đơn, trang trí, quy mô tổ chức, phong cách thiết kế…
Nhằm chắc chắn rằng các hạng mục được lên ngân sách diễn ra suôn sẻ, bạn cần bố trí nhân sự cho từng hạng mục. Trước khi tổ chức, bạn cần kiểm tra tất cả lại để tránh những thiếu sót về chi phí cho những trường hợp phải chi cho những vật dụng cần thiết. Lưu ý, bạn nên có thêm một khoản dư dự trù cho những trường hợp bất ngờ giúp buổi tiệc diễn ra tốt đẹp.
Bước 3: Lên ý tưởng, concept thiết kế, trang trí cho chương trình
Ngoài việc chuẩn bị kỹ về các hạng mục khác trong việc tổ chức và vận hành chương trình thì việc lên concept, trang trí và ý tưởng cho chương trình cũng là một yếu tố không kém quan trọng để tạo điểm nhấn cho Gala Dinner.
Về mặt ý tưởng của buổi tiệc thì không cần phải quá cầu kỳ, phức tạp miễn sao đảm bảo tính hoàn chỉnh, chỉn chu cho buổi Gala Dinner.
Một số lưu ý khi bắt tay vào việc xây dựng concept như sau:
- Ý tưởng của buổi Gala Dinner cần phải khớp với chi phí và thực tế
- Gala Dinner nên có những ý tưởng theo kịp xu hướng và sở thích hiện nay
Khi đã thống nhất được chủ đề buổi tiệc thì việc kế tiếp là làm rõ các về các vấn đề liên quan đến buổi tiệc như vật dụng trang trí, banner, backdrop… để chương trình trở nên rõ ràng và tương thích.
Tham khảo thêm:
Tổ chức sampling là gì? Quy trình sampling sản phẩm hiệu quả
Tổ chức activation là gì? 7 hình thức tổ chức activation hiệu quả
Những xu hướng tổ chức sự kiện phổ biến năm 2024
Bước 4: Xác định địa điểm, thời gian, thực đơn
Giai đoạn kế tiếp sau khi làm rõ mục đích, đối tượng tham dự, và dự trù kinh phí, thì ta nên bắt đầu lên kế hoạch cụ thể cho chương trình gala dinner của mình. Các hạng mục chi tiết cần thực hiện bao gồm:
Lựa chọn địa điểm phù hợp
Không gian và kích thước buổi tiệc:
Địa điểm nên rộng rãi để có thể chứa tất cả khách mời và thuận tiện để các hoạt động của sự kiện Gala Dinner diễn ra.
Thiết kế và phong cách:
Khảo sát trước để chắc chắn rằng địa điểm đó thích hợp với ý tưởng đêm tiệc đã đề ra.
Vị trí:
Lựa chọn để dễ dàng cho việc di chuyển, an ninh để giữ xe của khách mời.
Dịch vụ và tiện nghi:
Địa điểm được thuê cần phải có các dịch vụ và tiện nghi cần thiết cho sự kiện, chẳng hạn như âm thanh, ánh sáng, trang trí, ẩm thực…
Chi phí:
Phù hợp với ngân sách của ban tổ chức.
Dựa trên các yếu tố trên, bạn có thể lựa chọn các loại địa điểm tổ chức gala dinner như sau:
- Trung tâm hội nghị: Đây là lựa chọn phổ biến nhất để tổ chức Gala Dinner. Các trung tâm hội nghị thường có không gian rộng thoáng, chứa được một lượng lớn khách hàng, thiết kế hiện đại, có đầy đủ các dịch vụ và tiện nghi cần thiết.
- Nhà hàng: Nhà hàng cũng là một lựa chọn thích hợp cho việc tổ chức Gala Dinner. Các nhà hàng sẽ thường có không gian gần gũi, sang trọng và menu đa dạng.
- Khách sạn: Khách sạn thường có nhiều mô hình khác nhau có thể linh hoạt dựa theo số lượng khách tham dự, tùy thuộc vào mục đích và khung chương trình có thể sử dụng để tổ chức gala dinner, chẳng hạn như sảnh tiệc, phòng họp, sân vườn…
- Khu nghỉ dưỡng: Khu nghỉ dưỡng cũng là một lựa chọn lý tưởng dành cho việc tổ chức Gala Dinner. Các khu nghỉ dưỡng thường có không gian rộng rãi, thoáng mát, và cung cấp các dịch vụ giải trí đa dạng.
- Không gian ngoài trời: Không gian ngoài trời cũng là một lựa chọn độc đáo và ấn tượng cho việc tổ chức Gala Dinner. Các không gian buổi tiệc sẽ có bầu không khí gần với thiên nhiên đảm bảo các yếu tố thoáng mát, dễ chịu, và phù hợp với các sự kiện có quy mô lớn. Tuy nhiên có thể ảnh hưởng bởi thời tiết nên cần kiểm tra kỹ.
Lựa chọn thời gian tổ chức
Việc sắp chọn thời gian buổi lễ diễn ra thích hợp sẽ giúp chương trình của bạn đạt lượng tham dự đông đảo nhất. Bạn nên lựa chọn các ngày nghỉ cuối tuần, cuối năm để tổ chức chương trình.
Lựa chọn thực đơn
Thực đơn dành cho tiệc Gala Dinner khá nhiều loại, bạn có thể chọn thực đơn đã có sẵn hay viết 1 thực đơn mới phụ thuộc vào sở thích của các khách mời tham dự chương trình.
Dưới đây là một số gợi ý thực đơn:
Buffet tự chọn: Tiệc buffet là loại tiệc đang được nhiều người biết đến, ưa chuộng và lựa chọn trong các bữa tiệc.
Thực đơn theo món: Nếu muốn thể hiện sự chi tiết và chỉn chu thì bạn có thể hướng đến thực đơn theo món. Đối với loại thực đơn này, bạn phải lựa chọn từng món sẽ có trong chương trình.
Các món ăn và đồ uống nhẹ: Thay vì những món ăn chính, bạn có thể lựa chọn tiệc đồ ngọt dành cho khách mời. Tiệc ngọt như các loại bánh, kẹo và các loại nước sẽ dễ dàng phù hợp với đa số khách mời.
Lựa chọn Đội ngũ tổ chức/đơn vị cung cấp:
Đối với những chương trình Gala Dinner thì sẽ có nhiều hạng mục, đòi hỏi sự chuyên nghiệp và tỉ mỉ vì vậy việc lựa chọn đơn vị tổ chức uy tín cùng những đối tác lâu năm cũng là một bước cần được xem xét và chọn lọc kỹ càng. Hãy chắc chắn rằng đơn vị mà bạn lựa chọn đã có kinh nghiệm nhiều trong việc tổ chức Gala Dinner nhé!
Bước 5: Lên khung chương trình và kịch bản chi tiết
Cùng tham khảo mẫu kịch bản của chương trình Gala Dinner nhé!
Bước 6: Triển khai chương trình
Cũng giống như những chương trình khác, Gala Dinner sẽ có các hạng mục công việc trước – trong – sau khi được đưa ra tổ chức. Hãy cùng xem những công việc cần hoàn thành theo từng giai đoạn được Redhexa liệt kê dưới đây:
Trước chương trình Gala Dinner:
- Chuẩn bị trước bố cục chương trình như: tiết mục văn nghệ, kịch bản, minigame…
- Lựa chọn concept và thi công sân khấu: Xây dựng và triển khai các bản thiết kế. Đồng thời thuê đơn vị thi công uy tín, ý tưởng được lựa chọn của chương trình.
- Trang trí khu vực tổ chức phù hợp với quy mô chương trình gala dinner: Sau khi lựa chọn được địa điểm thực hiện chương trình, các bạn cần bắt tay ngay vào việc trang trí.
- Lựa chọn MC, ca sĩ, nhóm nhảy biểu diễn trong chương trình: Lựa chọn các nhân sự xuất hiện tại chương trình phù hợp với yêu cầu, concept của chương trình bạn đã lên kế hoạch.
- Lắp đặt thiết bị âm thanh, ánh sáng: Để sự kiện trở nên lung linh và hoành tráng hơn, dù quy mô nhỏ tổ chức tại văn phòng công ty hay thuê hội trường lớn, các bạn nên chuẩn bị các thiết bị âm thanh, ánh sáng chất lượng để đảm bảo rằng chất lượng sẽ tốt nhất cho chương trình của bạn đang thực hiện.
- Tổng duyệt chương trình: Trước khi diễn ra bất kỳ sự kiện dù lớn hay nhỏ nào, việc tổng duyệt chương trình là điều vô cùng cần thiết để đảm bảo rằng chương trình của bạn sẽ giảm thiểu được tình trạng xảy ra những vấn đề phát sinh không muốn có cũng như tất cả các nhân sự, BTC sẽ đảm nhiệm vị trí của mình một cách chỉn chu nhất. Nhằm giúp cho sự kiện của bạn được suôn sẻ.
- Chuẩn bị thực đơn, tiệc: Lựa chọn thực đơn phù hợp với giá cả, những món ăn mang đậm không khí của một buổi tiệc gala dinner.
Trong chương trình Gala Dinner
- Giám sát chương trình, đảm bảo các hạng mục tiết mục diễn ra đúng kế hoạch: Triển khai và quản lý chương trình theo lịch trình bạn đã đặt ra
- Hỗ trợ khách mời trong quá trình diễn ra buổi lễ: Phân bổ nhân sự nhằm hỗ trợ những phát sinh không đáng có trong buổi lễ sự kiện
- Vận hành chỉn chu các đầu hạng mục đã liệt kê trong phần kế hoạch: Triển khai và thực hiện đầy đủ các hạng mục được liệt kê trước đó nhằm không bỏ lỡ công việc để đảm bảo rằng sự kiện của bạn đạt được hiệu quả tốt nhất.
Sau chương trình Gala Dinner
- Dọn dẹp lại địa điểm tổ chức sự kiện: Bạn có thể lựa chọn hình thức tự dọn dẹp hoặc thuê dịch vụ dọn dẹp sau sự kiện để đảm bảo sạch sẽ và trả lại tình trạng nguyên vẹn cho địa điểm tổ chức sự kiện.
- Đảm bảo hoàn toàn tất cả các thiết bị kỹ thuật đều được trả lại đúng vị trí cũ và không có gì xảy ra hư hỏng: Kiểm tra hoàn toàn tất cả thiết bị kỹ thuật thuê trước sự kiện để đảm bảo không có phát sinh thêm.
- Kiểm tra xem tất cả các hóa đơn đã được hạch toán và thanh toán chưa: Xử lý các khoản thu chi, hóa đơn được chi tiêu trong quá trình trước – trong – sau sự kiện
Bước 7: Hậu cần
Sau khi chương trình gala dinner kết thúc, khách mời ra về, bạn cần thực hiện các công việc hậu cần như dọn dẹp, thu dọn…
Lưu ý khi tổ chức gala dinner
Thành công của một Gala Dinner phụ thuộc rất lớn vào sự chuẩn bị. Từ việc lựa chọn MC chuyên nghiệp, xây dựng kịch bản độc đáo, đến việc đảm bảo mọi chi tiết nhỏ nhất đều được chăm chút, tất cả đều góp phần tạo nên trải nghiệm đáng nhớ cho khách mời. Để tránh những sai sót không đáng có, bạn hãy lập một danh sách kiểm tra chi tiết cho từng giai đoạn và thường xuyên theo dõi tiến độ thực hiện. Nếu bạn chưa có nhiều kinh nghiệm tổ chức sự kiện, việc hợp tác với một đơn vị tổ chức chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo chất lượng chương trình.
Với những kiến thức, kinh nghiệm trong ngành Truyền thông & Sự kiện, Redhexa từng hợp tác, triển khai bộ nhận diện thương hiệu cho nhiều đơn vị lớn như Mega , Bitexco Group, Gạch Phương Nam,… dựa trên tinh thần sáng tạo và tính cách đặc trưng của từng doanh nghiệp. Redhexa hứa hẹn sẽ tạo nên một buổi gala dinner đầy ấn tượng và đáng nhớ đến khách hàng theo yêu cầu của doanh nghiệp. Hãy liên hệ với Redhexa để được tư vấn và báo giá nhé!
Tham khảo thêm:
Top 5 bí quyết thực hiện tổ chức activation hiệu quả và chuyên nghiệp
Những lưu ý khi lựa chọn công ty tổ chức activation phù hợp
Bài viết liên quan: