Việc thông báo về việc hoàn thành quá trình xây dựng dự án, công trình và chuẩn bị đi vào hoạt động không những được diễn ra bằng cách tổ chức lễ khánh thành mà buổi lễ này còn mang lại may mắn và tài lộc trong quá trình phát triển của công trình này. Bây giờ hãy cùng Redhexa tìm hiểu về quy trình và những lưu ý để buổi lễ khánh thành diễn ra thành công tốt đẹp nhé!
Tham khảo thêm:
Tổ chức sampling là gì? Quy trình sampling sản phẩm hiệu quả
Tổ chức activation là gì? 7 hình thức tổ chức activation hiệu quả
Tổ chức hội nghị khách hàng là gì? Bí quyết tổ chức thành công
1. Quy trình chuẩn bị và tổ chức lễ khánh thành
Một sự kiện mang tính chất thông tin đến mọi người về việc hoàn tất một dự án hay công trình xây dựng để chuẩn bị bước vào hoạt động chính thức được gọi là lễ khánh thành hay còn được biết với tên tiếng Anh là Inauguration Ceremony. Buổi lễ nhằm đánh dấu sự hoàn thiện về mặt cấu trúc xây dựng và sẵn sàng bước vào hoạt động thị trường trong tương lai.
Ngoài việc thông báo đến nhà đầu tư, đối tác và khách hàng về sự xuất hiện của một dự án kinh doanh mới mà buổi lễ còn thể hiện sự quyết tâm của doanh nghiệp ở giai đoạn chuyển giao từ xây dựng sang kinh doanh. Hơn thế nữa, buổi lễ còn giúp khẳng định vị thế của mình trên thương trường và tiềm năng phát triển về sau. Vì vậy đây là một buổi lễ đòi hỏi sự chuyên nghiệp, đầu tư thông qua việc chuẩn bị tổ chức, tiếp đón và xử lý những vấn đề trong suốt quá trình sự kiện diễn ra.
Khi bắt tay vào việc tổ chức khánh thành thì sẽ có khá nhiều giai đoạn. Một buổi lễ khánh thành cắt băng sở hữu quy trình tổ chức càng rõ ràng, chi tiết, chỉn chu thì mức độ thành công càng cao. Quy trình tổ chức buổi lễ khánh thành thường thấy sẽ có những bước sau:
Bước 1: Chọn khung thời gian hợp lý tổ chức
Để có một buổi lễ thành công và có được nhiều khách mời tham gia thì việc lựa chọn ngày, giờ thuận lợi là yếu tố rất quan trọng và cần thiết. Một ngày tốt để làm lễ không những sẽ giúp buổi lễ diễn ra thành công, suôn sẻ mà còn mang ý nghĩa là bước đầu may mắn cho con đường kinh doanh về sau.
Bên cạnh việc lựa chọn ngày tốt về mặt tâm linh để tổ chức lễ khánh thành, bạn cũng nên chuẩn bị những vật dụng hỗ trợ khách tham gia buổi lễ khi có những trường hợp bất lợi về thời tiết như ô dù, tấm bạt che,…
Để khách mời có thể dễ dàng sắp xếp thời gian tham gia thì bạn nên lựa chọn những ngày cuối tuần như thứ 7 hoặc chủ nhật để triển khai thay vì là những ngày trong tuần.
Kế tiếp, bạn sẽ tiến hành xin giấy phép về việc tổ chức buổi lễ từ các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Vì đây là buổi lễ có sự tham gia của rất nhiều người nên việc xin giấy phép là bắt buộc. Ngoài ra, các cơ quan chức năng cũng sẽ giúp bạn hỗ trợ về việc điều khiển giao thông khi có quá nhiều người.
Bước 2: Lên ý tưởng cần triển khai chương trình, xác định thông điệp cần truyền tải
Một yếu tố cốt lõi mà bộ phận tổ chức cần quan tâm và ưu tiên đó là xác định concept chương trình và xác định thông điệp muốn truyền tải đến khách mời. Nhằm nhấn mạnh mục đích buổi lễ, ban tổ chức cần đầu tư về ý tưởng triển khai chương trình sao cho phù hợp với chủ đề đề của dự án.
Thông thường màu đỏ luôn là màu ưu tiên đối với những buổi lễ khánh thành. Nó thể hiện sự may mắn và thu hút tài lộc cho hoạt động đầu tiên của dự án. Ngoài ra nó thể hiện sự tươi mới và thu hút khách mời hơn.
Còn đối với những dự án công cộng như đường, cầu,… thì màu vàng sẽ được tin chọn nhiều hơn vì nó tượng trưng cho sự an yên, nhẹ nhàng, vui tươi,… Do đó, tùy vào những dự án đặc thù mà bộ phận tổ chức sẽ có những concept và thông điệp phù hợp và tương thích nhất có thể.
Bước 3: Lên danh sách khách mời dự kiến
Để nắm số lượng khách mời tham gia, có những chuẩn bị chu đáo và dự trù kinh phí sát nhất thì việc lên danh sách khách mời là một điều thiết yếu.
Khi lên danh sách khách mời, ta cần chú ý những điểm sau:
Cần được kiểm tra kỹ càng và thống nhất bởi các bên để tránh sự bỏ sót hoặc trùng lặp thông tin của khách mời, đặc biệt là những khách mời quan trọng của buổi lễ.
Nên phân loại khách mời thành các nhóm như: khách vip, khách mời chính thức, khách mời dự trù và truyền thông,.. bằng cách phát thẻ tên hoặc ký hiệu khác để dễ kiểm soát hơn.
Khi đã thống nhất được danh sách khách mời chính thức, ban tổ chức tiền hành gửi các thư đến những người tham dự. Thiệp mời nên được thiết kế và trang trí chuyên nghiệp và chỉn chu, nếu có thể đề cập đến thông điệp chương trình thì càng tốt. Về phần thông tin trên thiệp thì nên trình bày rõ ràng, đầy đủ và chính xác. Khi hoàn tất nên kiểm tra xem đã đúng với thông tin khách và có sai lỗi chính tả hay không?
Hiện nay việc gửi thư mời tham dự có khá nhiều hình thức như: gửi trực tiếp, gửi online qua các mạng xã hội hoặc email. Việc lựa chọn hình thức gửi thư còn tùy thuộc vào kinh phí và nhân lực của bên tổ chức. Đối với khách hàng thì việc gửi trực tiếp sẽ thể hiện sự trân trọng và chuyên nghiệp hơn cá hình thức khác.
Bước 4: Xây dựng kịch bản chương trình
Việc lên trước kịch bản sẽ giúp bạn có thể dễ dàng kiểm soát và bám sát chương trình. Buổi lễ diễn ra thành công hay không sẽ phụ thuộc khá nhiều vào kịch bản.
Kịch bản sẽ được xây dựng tùy thuộc vào từng loại dự án khác nhau và cách thức hoạt động về sau. Ngoài ra, nó còn phụ thuộc vào một số yêu cầu của chủ công trình như sở thích và thông điệp.
Redhexa gửi đến bạn mẫu kịch bản tổ chức lễ khánh thành như dưới dưới đây:
Bước 5: Bố trí và trang trí nơi tổ chức
Để giúp cho buổi lễ thêm ấn tượng và cuốn hút, bạn có thể lựa chọn trang trí nơi diễn ra buổi lễ bằng backdrop, banner, cổng chào,… sao cho tương thích với thông điệp của buổi lễ.
Backdrop
Backdrop được sử dụng như phương tiện gửi gắm thông điệp của lễ khánh thành đến với khách mời. Có khá nhiều chất liệu để làm Backdrop như hiflex, PP, Mica, màn chiếu, màn hình LED,… bạn có thể lựa chọn dựa trên kinh phí. Ngoài ra, Backdrop còn phụ thuộc vào concept chính của buổi lễ để thiết kế phông chữ, màu sắc và hình ảnh trang trí đa dạng.
Công cụ truyền thông
Công cụ truyền thông được sử dụng phổ biến trong các buổi lễ và sự kiện là Banner. Phụ thuộc vào vị trí đặt và không gian của địa điểm tổ chức mà banner sẽ được thiết kế với các kích thước tùy chọn. Để Banner bắt mắt và thu hút khách mời hơn, bạn nên lựa chọn các mẫu thiết kế có màu sắc bắt mắt, font chữ rõ nét hoặc banner có hình ảnh bày trí hài hòa, sinh động. Nên treo banner ở những nơi có tầm nhìn tốt như hai bên sân khấu, dọc theo lối đi,…
Sân khấu
Về sân khấu, ta nên thiết kế với kích thước phù hợp với địa điểm tổ chức gồm những loại kích thước và hình dạng khác nhau như: chữ nhật, bán nguyệt, hình tròn,…Đồng thời màu sắc cũng là yếu tố quan trọng để làm nổi bật khu vực sân khấu và thu hút sự chú ý của người xem. Phía tổ chức có thể kết hợp những màu sắc tương phản nhưng trắng đen, trắng xanh, đỏ đen,… để tô thêm điểm nhấn cho sân khấu. Khu vực cánh gà sân khấu có thể kết hợp thêm với hoa tươi và bong bóng…
Trang thiết bị
Trang thiết bị như bàn ghế ngồi cũng phải cùng màu sắc với concept sự kiện. Đặc biệt là những buổi lễ khánh thành ngoài trời thì cần bố trí bàn ghế và sắp xếp cho khoa học nhằm đảm bảo sự thoải mái cho khách mời.
Cổng chào
Cổng chào có thể sử dụng cổng hơi, cổng bong bóng với những phụ kiện trang trí dọc theo lối đi vào buổi lễ. Việc làm nổi bật cổng chào sẽ góp phần dễ dàng mang thông điệp buổi lễ đến khách mời.
Ngoài ra không gian bên trong buổi lễ có thể bày trí thêm hoa tươi hoặc bong bóng với nhiều kiểu dáng đa dạng giúp bầu không khí buổi lễ khánh thành thêm sống động. Lưu ý hãy chọn màu sắc những phụ kiện này phù hợp với concept buổi lễ nhé!
Bước 6: Bắt đầu triển khai chương trình
Một số hạng mục của quy trình tổ chức sự kiện thường có như:
Chào đón khách tham dự
Nên chia nhân viên thành các đội nhóm để dễ quản lý và chuyên nghiệp như:
- Nhóm nhân viên quản lý bãi gửi xe hướng dẫn chỗ để xe cho khách mời để tránh trường hợp ùn tắc và mất cắp.
- Nhóm nhận, giữ quà từ khách cũng như ghi danh khách mời.
- Nhóm hướng dẫn khách hàng check in sự kiện.
- Nhóm hỗ trợ và sắp xếp chỗ ngồi cho khách mời.
- Nhóm phục vụ nước uống và đồ ngọt trong lúc khách mời chờ đợi
Đội ngũ nhân viên nên ăn mặc chỉnh tề, niềm nở và sẵn lòng hỗ trợ khách mời trong suốt quá trình khách đến và rời khỏi buổi lễ.
Khai mạc
Người dẫn chương trình (MC) sẽ bắt đầu giới thiệu về mục đích buổi lễ, giới thiệu các đại biểu, khách mời quan trọng và cuối cùng là dự án khai trương trong khoảng 20 phút trước khi chương trình bắt đầu.
Văn nghệ
Các buổi biểu diễn văn nghệ là một yếu tố không thể thiếu của bất cứ sự kiện nào. Đó có thể là các tiết mục ca hát, nhảy múa, xiếc hoặc ảo thuật,… để tăng thêm sự hấp dẫn và không khí vui tươi của buổi lễ. Đặc biệt càng không thể thiếu đó chính là tiết mục lân sư rồng thường xuất hiện ở các buổi lễ khánh thành tượng trưng cho sự thịnh vượng, tài lộc và phú quý. Thời lượng của buổi văn nghệ thường kéo dài 15-20 phút và nếu có điều kiện thì bạn có thể thuê ca sĩ, nghệ sĩ để giúp chương trình ấn tượng và thú vị hơn.
Ban lãnh đạo phát biểu
Đây là phần phát biểu quan trọng nhất nó thể hiện chính xác thông điệp buổi lễ và công trình cần giới thiệu. Nhằm để phần trình bày này được suôn sẻ thì phía ban lãnh đạo nên sử dụng từ ngữ trang trọng thể hiện sự biết ơn đối với sự hiện diện các vị khách mời tham dự, đồng thời nên trình bày ngắn gọn, rõ ràng và nhiệt huyết.
Nội dung chính bài phát biểu ngày lễ khánh thành thường bao gồm:
- Lời giới thiệu, cảm ơn
- Lý do chính buổi lễ
- Nêu tổng quan về dự án vừa hoàn thành
- Mục tiêu và dự định tương lai
- Gửi lời cảm ơn và lời chúc đến khách mời
- Cắt băng khánh thành ( nên trang bị thêm pháo, kèn trống để sôi động hơn)
Vinh danh khách mời đóng góp
MC sẽ đọc tên và mời các đại biểu có đóng góp to lớn trong quá trình xây dựng dự án lên sân khấu phát biểu và nhận quà tặng. Với hành động thể hiện sự biết ơn và trân quý các vị khách, MC nên đọc to rõ tên các vị khách và trao quà tặng lễ phép bằng hai tay.
Lễ bế mạc
Tiến hành chụp hình lưu niệm, tặng quà tri ân những khách mời còn lại đã tham dự. Có thể hướng dẫn tham quan một vòng công trình mới. Tùy vào kinh phí bạn có thể tổ chức thêm tiệc tráng miệng để mọi người có cơ hội giao lưu, trao đổi về dự án góp phần xây dựng mối quan hệ gắn bó hơn.
Cuối cùng đừng quên gửi lời chào tạm biệt trân trọng và lời cảm ơn chân thành đến các vị khách mời ở khu vực cổng chào nhé!
2 .Những lưu ý khi tổ chức buổi lễ khánh thành
Tuy buổi lễ chỉ kéo dài khoảng vài giờ đồng hồ nhưng phía tổ chức mang trọng trách rất cao cả về mặt tinh thần lẫn quy mô buổi lễ. Vì vậy cần phải có những điểm lưu ý giúp ban tổ chức nắm vững tránh những sai sót ảnh hưởng đến sự thành công của buổi lễ.
Phát triển ý tưởng và chủ đề rõ ràng cho buổi lễ
Để thể hiện sự chuyên nghiệp và có được nhiều sự chú ý trong suốt quá trình buổi lễ diễn ra thì đòi hỏi việc tổ chức cần có sự đồng nhất và sáng tạo về chủ đề, mục đích tổ chức. Thu hút, tạo điểm nhấn cùng với nội dung sáng tạo thì mới đủ ấn tượng kích thích sự tò mò của các nhà đầu tư
Lên danh sách và số lượng khách mời cụ thể
Quy mô và chất lượng của buổi lễ sẽ quyết định số lượng khách mời tham dự. Do vậy cần tính toán và lên danh sách chi tiết về số lượng và thông tin khách mời dựa trên quy mô của buổi lễ từ đó tạo hiệu quả hơn cho lễ khánh thành.
Ngoài ra, bạn cũng nên tìm hiểu về các nhóm khách mời tiềm năng như thế nào để có phần trình bày và giao lưu đúng trọng tâm và chuyên môn. Từ đó tạo cơ hội giới thiệu sản phẩm, dự án một cách tự nhiên và phù hợp nhất.
Lên kịch bản chi tiết, cụ thể cho buổi lễ
Kịch bản thể hiện sự rõ ràng và chi tiết của hầu hết các buổi lễ, đây chính là khung xương không thể thiếu của bất cứ buổi lễ nào. Chính điều này đã chứng minh sự chuyên nghiệp và đầu tư của bên tổ chức. Vì thế trước khi chương trình diễn ra nên chuẩn bị kịch bản chi tiết nhất có thể kể cả những giải pháp ứng phó trước những tình huống bất ngờ để đảm bảo sự mạch lạc của chương trình.
Bên cạnh kịch bản thì bạn cũng nên chuẩn bị một số hạng mục cho buổi lễ như:
- Xin giấy phép tổ chức từ chính quyền
- Thiết kế poster, cổng chào, backdrop,…
- Chuẩn bị các trang thiết bị như âm thanh, ánh sáng…
- Lựa chọn MC và ca sĩ phù hợp
- Có kế hoạch quảng bá giới thiệu sản phẩm, dự án đến khách hàng tiềm năng
Lên ngân sách dự kiến
Cần tính toán kỹ lưỡng về chi phí và các khoản phải trả của tất cả các mảng để tổ chức buổi lễ. Đồng thời nên dự trù một khoản dư để có thể kịp chi cho những trường hợp cấp bách. Việc lên ngân sách dự kiến cũng là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công hay thất bại của lễ khánh thành và cũng là một điểm đáng lưu ý của lễ khánh thành.
Tổng kết
Redhexa đã mang đến bạn những thông tin hữu ích về quy trình và những điểm cần lưu ý khi tổ chức lễ khánh thành. Hy vọng sau bài viết này việc vận hành và tổ chức lễ khánh thành sắp tới của bạn sẽ diễn ra được suôn sẻ. Đồng thời, Redhexa cũng là công ty chuyên tổ chức và vận hành lễ khánh thành. Chúng tôi tự tin sẽ mang đến bạn một buổi lễ thành công, suôn sẻ và tạo ấn tượng tốt đẹp đến các khách mời. Hãy liên hệ hoặc điền thông tin bên dưới để được tư vấn và báo giá nhé.
Bài viết liên quan: